Petty cash adalah dana tunai kecil yang disediakan perusahaan untuk kebutuhan operasional sehari-hari yang bersifat mendesak dan tidak memerlukan proses pembayaran yang kompleks. Meski nominalnya kecil, jika tidak dikelola dengan baik, pengeluaran petty cash bisa menumpuk dan membingungkan, terutama saat melakukan pembukuan. Maka dari itu, membuat laporan petty cash yang rapi dan efektif sangat penting untuk menjaga transparansi keuangan.
Berikut langkah-langkah mudah yang bisa Anda terapkan:
1. Tentukan Jumlah Dana Awal
Mulailah dengan menetapkan jumlah dana awal petty cash. Misalnya, perusahaan menyediakan Rp1.000.000 untuk satu bulan. Angka ini harus tercatat sebagai saldo awal laporan.
2. Buat Formulir atau Template Laporan
Gunakan template sederhana dalam format Excel atau Google Sheets yang berisi kolom:
- Tanggal
- Keterangan transaksi
- Jumlah pengeluaran
- Sisa saldo
- Tanda tangan penerima (jika perlu)
3. Catat Setiap Transaksi Secara Rutin
Setiap kali ada pengeluaran, langsung catat dalam laporan. Disiplin dalam pencatatan membantu mencegah kesalahan atau lupa memasukkan transaksi.
4. Lampirkan Bukti Pengeluaran
Selalu simpan dan lampirkan nota atau struk sebagai bukti transaksi. Ini penting untuk keperluan audit dan pertanggungjawaban.
5. Lakukan Rekonsiliasi Secara Berkala
Bandingkan sisa uang tunai di kas kecil dengan saldo yang tercatat. Jika ada selisih, segera cari tahu penyebabnya dan buat koreksi.
Manfaat petty cash yang tercatat secara rapi sangat besar, antara lain:
- Memudahkan proses audit internal
- Menjaga arus kas tetap terkendali
- Memberikan data akurat untuk laporan keuangan bulanan
- Menghindari pengeluaran fiktif atau kebocoran dana
Kesimpulan
Pengelolaan petty cash yang baik dimulai dari pelaporan yang rapi dan terstruktur. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, perusahaan bisa menghindari kesalahan pencatatan sekaligus meningkatkan transparansi keuangan.
Ingin bisa membuat laporan petty cash dalam bahasa Inggris atau memahami istilah bisnis internasional dengan lebih percaya diri? Yuk, bergabung bersama EF EFEKTA English for Adults dan tingkatkan kemampuan bahasa Inggrismu untuk dunia kerja yang lebih profesional dan kompetitif!
